نصائح مفيدة

كيفية الرد على البريد الإلكتروني

Pin
Send
Share
Send
Send


إذا تلقيت رسالة وتريد الإجابة عليها ، فعليك استخدام الزر المقابل في شريط الأدوات. بالطبع ، يمكنك إنشاء خطاب جديد وتنفيذ جميع الإجراءات التي تحدثنا عنها ، ولكن استخدام الزر أسهل وأسرع كثيرًا إجابة.

دعونا نرى كيفية العمل مع هذه الأداة.

لذا ، تلقيت رسالة وظهرت في مجلدك البريد الوارد (الشكل 260). تحتاج إلى فتح هذه الرسالة من خلال النقر على اسم المرسل إليه أو موضوع الرسالة (الشكل 261).

التين. 260. خطاب جديد
التين. 261. الرد على الرسالة

هناك طريقتان للرد على هذا البريد الإلكتروني. أبسط طريقة هي إدخال نص الاستجابة في مربع النص الموجود أسفل الحرف المستلم (الشكل 261). في هذا الحقل ، يمكننا إدخال نص عادي دون تنسيق. هذا الخيار مثالي للرسائل القصيرة.

إذا كنت ترغب في إعطاء إجابة مفصلة وتطبيق التنسيق على النص الخاص بك ، ثم انقر فوق إجابة على شريط الأدوات (الشكل 261).

سيظهر نفس النموذج الدقيق لإرسال رسالة كما هو الحال عند إنشاء خطاب جديد (قارن الشكلين 257 و 262) ، ولكن سيتم ملء بعض الحقول في هذا النموذج بالفعل ، مما سيقلل وقت الاستجابة إلى حد كبير.

أولا ، في هذا المجال الذي تم بالفعل تعيين المرسل إليه ولا نحتاج إلى إدخاله يدويًا.

ثانيا ، الحقل موضوع تم ملؤها بالفعل - بقي موضوع الرسالة التي تلقيناها مع الفارق الوحيد هو أن رسالتين ظهرت أمامه "إعادة". الحروف "إعادة"تعني أن هذه الرسالة هي استجابة لرسالة مرسلة إليك مسبقًا. هذه الحروف مأخوذة من الكلمة الإنجليزية. رد (الجواب). لا تحذف هذه الرسائل أو تعيد تسمية الموضوع ، حيث سيسمح للمستلم أن يفهم أن هذه الرسالة هي إجابة لما أرسله سابقًا.

ثالثًا ، تم استبدال نص الرسالة التي تلقيتها تلقائيًا في نص الرسالة الجديدة. كما يشير إلى الوقت والتاريخ الذي استلمت فيه الرسالة. هذه المعلومات مهمة للغاية ولا أوصي بحذفها. سيسمح لك حفظ الرسالة المستلمة في نص الرسالة باستعادة الصورة الكاملة للمراسلات في الذاكرة بسرعة. هذه حقًا نقطة مهمة للغاية ، حيث يضيع الكثير من الوقت في البحث عن الحرف الأول وجميع الإجابات اللاحقة.

غالبًا ما صادف رسائل من المستخدمين المبتدئين الذين ، عند الرد على رسائلي ، يكتبون رسائلهم في سطر الموضوع. أفترض أنهم مرتبكون من وجود نص في حقل النص الرئيسي ، حيث أننا نعلم أنه عند النقر فوق الزر إجابة يتم استبدال الرسالة المستلمة تلقائيًا هناك. لا ترتكب هذا الخطأ واكتب رسالتك فقط في مربع النص. غالبًا ما لا ينظر الأشخاص إلى موضوع الرسالة ، ولكن عندما يفتحون الرسالة ويرون رسالتهم الأولية فقط ، فإنهم على الأرجح سيعتبرون أن الإجابة قد تم إرسالها عن طريق الصدفة وببساطة حذف رسالتك.

التين. 262 الرد على الرسالة

لكتابة إجابة ، انقر فوق منطقة النص في الرسالة وسيظهر مؤشر نصي هناك. فقط اكتب إجابتك ، وقم بتنسيق النص إذا لزم الأمر ، ثم انقر فوق لإرسال (الشكل 263).

إذا كانت الملفات مرفقة بالرسالة التي استلمتها ، فعند الرد على هذه الرسالة ، فلن يتم إعادة إرفاق الملفات ، أي يتم تضمين النص فقط في الرسالة الجديدة.

التين. 263. نكتب الجواب على الرسالة

إذا ذهبت الآن إلى المجلد البريد الوارد وانقر فوق هذه الرسالة مرة أخرى ، لن يتم فتح الرسالة ، وسوف تظهر قائمة منسدلة من الرسائل المرتبطة بهذه الرسالة (الشكل 264). من هذه القائمة ، سوف تكون قادرًا على الوصول إلى كل من الرسالة المستلمة وردكم على هذه الرسالة.

التين. 264. سلسلة خطابات لمراسل واحد

في بعض الأحيان يصبح من الضروري إعادة توجيه خطاب كامل دون تغيير إلى المرسل إليه. للقيام بذلك ، يمكنك استخدام الأداة إرسال.

نفتح الرسالة التي نريد إعادة توجيهها وانقر فوق الزر الذي يحمل نفس الاسم على شريط الأدوات (الشكل 265).

التين. 265. إعادة توجيه خطاب

سيتم ملء نموذج الرسالة جزئيًا. تحتاج إلى تحديد عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد إعادة توجيه الرسالة إليه (في الحقل الذي) ، وكذلك ، إذا لزم الأمر ، تكملة النص. وكذلك عند الرد على رسالة ، يمكنك كتابة رسالتك في مربع النص.

إيلاء الاهتمام لهذا المجال موضوع. ظهرت الأحرف "Fwd" قبل السمة الأصلية. هذه الرسائل هي اختصار للغة الإنجليزية. إلى الأمام - إلى الأمام.

إذا تم إرفاق أي ملفات بالحرف الأولي ، فسيتم أيضًا حفظها في نص الرسالة المعاد توجيهها.

كيفية الرد على البريد الإلكتروني بشكل صحيح

الذهاب إلى صندوق الوارد الخاص بك ورؤية في المجلد "البريد الوارد»الرسالة غير المقروءة (المرسل وموضوع الرسالة غير المقروءة بالخط العريض) ، افتحه بالنقر بزر الفأرة الأيسر عليها.

اقرأ الرسالة ، وإذا كانت تتطلب إجابة ، فهناك طريقتان للقيام بذلك:

  1. الطريقة الأولى: في أسفل الصفحة ، سيكون هناك نص لاستجابة سريعة أو إعادة توجيه تحت نص الرسالة. اضغط على الرابط "إجابة»لفتح حقل إدخال النص. سيتحول إطار حقل الاستجابة إلى اللون الأصفر. اكتب الإجابة ، وأرفق الملف إذا لزم الأمر ، وانقر فوق "لإرسال". بعد بضع ثوانٍ ، سيتلقى المستلم رسالة الرد الخاصة بك.
  2. الطريقة 2. الرد على البريد الإلكتروني باستخدام نموذج الاستجابة الكامل. يتم فتح النموذج عن طريق الضغط على "إجابة»في شكل سهم الأيسر في مستطيل على شريط الأدوات ما يسمى. عند فتح النموذج ، "الذي"و"موضوع"، وكذلك يتم تضمين رسالة واردة في مجال الاستجابة. في المجال "موضوع"سيتم استبدال الموضوع الأصلي للمرسل بالاختصار" Re: "المضافة (من الرد باللغة الإنجليزية - الإجابة). املأ مربع النص الخاص بالرسالة ، وأرفق الملف (الملفات) إذا لزم الأمر وانقر فوق "لإرسال».

باستخدام نموذج الرد الكامل ، يمكن تنسيق الرسالة كما يحلو لك ، أي تغيير الخط ولون الخط وإدراج الروابط وإنشاء قوائم وإدراج الرموز وما إلى ذلك. ما لا يمكن عمله بالطريقة رقم 1. وبالتالي ، إذا لم تكن بحاجة إلى صياغة الإجابة بطريقة خاصة ، فيمكنك استخدام نموذج الاستجابة السريعة ، وإلا يمكنك استخدام الطريقة رقم 2.

عند استلام رد على بريده الإلكتروني ، سيرى المستلم الاختصار "Re:" في الموضوع ، وفي نص الرسالة رسالته الأصلية ، وقبلها سيكون ردك. إذا رغبت في ذلك ، أثناء الرد ، يمكن للمرسل بالطبع حذف الرسالة الأصلية ، ولكن لا يزال من الأفضل ترك جزء منها على الأقل. في هذه الحالة ، سوف يفهم المستلم على الفور ما تم الرد على بريده الإلكتروني المحدد.

من المحتمل أن يكون نظيرك في مراسلات نشطة وسيستغرق الأمر وقتًا لتذكر موضوع رسالة البريد الإلكتروني المرسلة. في هذه الحالة ، فإن تضمينه في الرد على الرسالة الأصلية أو جزء منها سيساعده على التنقل بسرعة.

عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني ، يجب إكمال جميع الحقول المقدمة

تُلزم قواعد المراسلات التجارية بالبريد الإلكتروني مرسل الرسالة بملء جميع الحقول الواردة في البريد الإلكتروني ، مثل عنوان واسم مستلم الرسالة ومرسلها. تأكد من وصف الموضوع ، الذي يصف باختصار جوهر الرسالة المرسلة. في كثير من الأحيان ، يعتمد مصير الرسالة المرسلة وسرعة حل المشكلة الموضحة فيه على الموضوع الموضح بشكل صحيح. يجب أن تبدأ رسالة بريد إلكتروني للنشاط التجاري بتحية - وهذا تعبير مباشر عن احترام المستلم مهم جدًا في المراسلات. بعد التحية ، يجب أن يتبع النص المسمى "نص الرسالة" ، وفي النهاية يتم ترك توقيع ، على سبيل المثال ، "مع خالص التقدير ، بريسوف بيوتر إيفانوفيتش".

تحية في المراسلات التجارية

في هذه المرحلة ، يجدر تركيز انتباهك بشكل أكبر ، حيث أن لفتة الاحترام مهمة جدًا في أي جانب من جوانب الاتصالات التجارية. أفضل عبارة ترحيبية هي "مساء الخير" أو "مرحبًا". يؤدي إجراء المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني إلى تقييد المرسل في استخدام عبارات "مساء الخير" أو "صباح الخير" ، حيث يمكن للمستلم قراءة الرسالة في وقت لاحق بكثير من استلامها. كما أنه ليس صحيحًا استخدام التعبيرات العامية المستخدمة في الاتصال غير الرسمي في التحية.

بعد كلمة أو تحية عبارة ، يجب عليك الاتصال بالمستلم بالاسم والمستفيد ، وإذا كان الاسم غير معروف للمرسل ، فيمكنك تخطي هذه اللحظة. بعد خطاب الترحيب ، يمكنك المتابعة لتحديد الغرض من الرسالة.

الملفات المرفقة في المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني

إذا كان الغرض الرئيسي من الرسالة ليس فقط سرد مكتوب وبيان لجوهر المشكلة ، ولكن أيضًا إرسال الملف ، فمن الأفضل إرفاق الكائن المعاد توجيهه في المقام الأول. غالبًا ما يحدث أن ينسى العديد من المرسلين ، بسبب عدم الانتباه ، جوهر المشكلة في نص الرسالة ، أن يرفقوا المرفق الضروري. قد يؤثر هذا الإهمال سلبًا على السمعة التجارية لمُرسِل خطاب الأعمال.

يجب أن يكون عنوان البريد الإلكتروني معروفًا وموجزًا

تلزم قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني المرسل بأن يكون له اسم إلكتروني يمكن التعرف عليه ، والذي يجب أن يحتوي على معلومات حقيقية عن اسم المرسل. لا تبدو الرسائل الرسمية والطعون موجزة وسخيفة للغاية عند الإشارة إلى تعبيرات أو كلمات غير رسمية في عنوان البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، عنوان البريد الإلكتروني limon_petya. تبدو صلبة للغاية لشخص بالغ. بالنسبة إلى المراسلات التجارية ، من الأفضل إنشاء بريد إلكتروني منفصل ومراقبة آداب المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني.

استخدام وظيفة الرد السريع (الرد) للرد على الرسائل المستلمة مسبقًا

تساعد وظيفة الرد أو الاستجابة (في شكل مختصر ، مثل Re :) المستخدم على الاستجابة السريعة للرسائل المرسلة مسبقًا من المرسل. تتمتع هذه الوظيفة أيضًا بالقدرة العالمية على قراءة المراسلات السابقة مع المحاور بشأن موضوع معين. لكن قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني تُلزم المرسل بإعادة تسمية موضوع خطاب العمل ، إذا تم تغيير جوهر المناقشة أثناء المراسلات.

قبل إرسال خطاب عمل ، يجب إجراء التدقيق اللغوي للأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم.

البريد الإلكتروني يبسط تبادل المعلومات ، ولكن خلال المراسلات التجارية ، لا تهمل قواعد اللغة الروسية ، حيث يمكن أن يؤثر أي خطأ مهمل على سلطة المرسل. قبل إرسال خطاب ، يجب عليك مراجعة النص عدة مرات والتحقق منه بعناية لوجود أخطاء علامات الترقيم والمكاتب. لدى العديد من عملاء البريد الإلكتروني وظيفة التدقيق الإملائي ، لذلك يجب الانتباه إلى الكلمات التي تحتها خط أحمر. إذا كانت لديك شكوك حول الإملاء ، فيجب عليك طلب المساعدة على الإنترنت أو التحقق من الإملاء باستخدام قاموس التدقيق الإملائي.

يجب ملء حقل المستلم في آخر

لتجنب إرسال رسائل غير مكتملة أو غير محررة ، يجب إدخال عنوان مستلم خطاب العمل في آخر لحظة قبل الإرسال. يتم أيضًا تضمين هذه القاعدة في أساسيات اتصالات البريد الإلكتروني للنشاط التجاري. يحدث أنه عند ملء حقل المرسل إليه ، يمكن أن تقدم رسالة البريد الإلكتروني قائمة بالمستلمين الذين تم استخدامهم مسبقًا ، وهنا يجب عليك أيضًا الانتباه حتى لا تقوم عن طريق الخطأ بإرسال خطاب عمل إلى المرسل إليه من جهة خارجية.

هيكلة خطاب العمل

لا تنطبق قواعد هيكلة النصوص على الوسائط الورقية فحسب ، بل تنطبق أيضًا على قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني. ليس من المناسب دائمًا أن يقرأ المستلم كميات كبيرة من نص الرسائل على شاشة الشاشة. لتبسيط هذه النقطة ، يجب عليك تقسيم النص إلى فقرات صغيرة شكلت منطقيا وتجنب الجمل المعقدة في كتابة نص خطابات العمل. يجب ألا يزيد الطول الأمثل لكل جملة واحدة في خطاب العمل عن 15 كلمة.

يجب أن يكون جوهر خطاب العمل منصوصًا عليه

بالإضافة إلى الموضوع المحدد لخطاب العمل ، يجب أن يهتم المستلم أيضًا بالجملتين الأولى والثانية من النص الرئيسي. تتمثل مهمة المرسل في أن يذكر في بداية الرسالة جوهر المشكلة أو السؤال الذي يخاطب به المستلم. يجب أن تشير الجملة الأولى إلى الغرض من إرسال خطاب العمل. نموذج: "نعلمك أن شروط الالتزام بموجب العقد رقم 45 بتاريخ 2 يناير 2017" بشأن توريد المواد السائبة "قد أوشكت على الانتهاء. لتجديد العقد ، يجب عليك تقديم حزمة متكررة من المستندات. " بفضل الهدف المحدد ، تتوفر للمستلم الفرصة للتعمق في الفكرة الرئيسية لخطاب العمل. إذا كان نص الرسالة كبيرًا جدًا ، فمن الأفضل استخدام وظيفة المرفق للكائن كمرفق في شكل مستند نصي ، ولكن في نفس الوقت ، اترك مقالة مرفقة تغطي الرسالة التجارية مع حقل النص. نموذج: "نحن نرسل لك للمراجعة نسخة إلكترونية من خطاب شركة" Mak-Stroy ". نطلب منك إبلاغ قرارك بشأن تمديد العقد رقم 45 بتاريخ 2 يناير 2017 "بشأن توريد المواد السائبة" بحلول الموعد النهائي المشار إليه في الرسالة. "

يجب الرد على كل رسالة بريد إلكتروني للنشاط التجاري.

هناك أمثلة سلبية لمراسلات الأعمال حيث يتجاهل المستلم خطاب العمل لأي سبب. في بعض الأحيان يمكن أن تكون هناك حالات لا يمكن فيها تقديم الإجابة بسبب بعض المواقف ، على سبيل المثال ، قد يستغرق المصطلح الخاص بحل المشكلة عدة أيام أو يكون المستلم في الاعتبار ولا يمكنه الإجابة على السؤال فورًا. في هذه الحالة ، يجب تقديم تعليق موجز حول هذا الموضوع ، على سبيل المثال ، "Hello، Petr Ivanovich. لقد استلمت رسالتك ، لكنني أجد اليوم صعوبة في الإجابة ، حيث يجب أن أتشاور مع الإدارة العليا. سأبلغ عن مشكلتك إلى المدير التنفيذي لشركتنا وسأقدم ردًا رسميًا بحلول نهاية الأسبوع. بكل احترام ، مدير المبيعات إيفان ج. بيلوف. "

تجدر الإشارة إلى أنه إذا لم يتم تقديم الإجابة في غضون ثلاثة أيام عمل ، يمكن تقييم حقيقة صمت مستلم خطاب العمل على أنه تجاهل ورفض التواصل مع المرسل.

في إعداد رسائل الاستجابة يجب الإجابة على جميع الأسئلة المطروحة

إذا كانت الرسالة المرسلة إلى المستلم استفهامًا ، فعند تجميع الرسالة ، يجب أن تقدم إجابات على الأسئلة بالترتيب الموجود في النص المستلم لخطاب العمل. إذا تم طرح الأسئلة ، يأمل المرسل في تلقي إجابات محددة. عند إنشاء خطاب ، لا ينبغي ترقيم الإجابات ، كل ما تحتاجه هو ذكر الفكرة بالترتيب. للإجابة على جميع الأسئلة المطروحة ، عليك أولاً إعادة قراءة خطاب العمل المستلم عدة مرات ، وفي حالة وجود الكثير من الأسئلة ، من الأفضل أن تكتبها بشكل منفصل حتى لا تفوت. إذا كان من المستحيل الإجابة على بعض الأسئلة المطروحة ، تجدر الإشارة إلى أنه في الوقت الحالي ، لسبب ما ، لا يمكن تقديم الإجابة.

لا تسيء استخدام الاختصارات والتصميم العاطفي والأحرف الكبيرة

هناك أمثلة سلبية على المراسلات التجارية عندما يخففها المرسلون باستخدام علامات غير رسمية في شكل الابتسامات. استخدامها شائع عند التواصل على الشبكات الاجتماعية ، ومع ذلك ، فإن قواعد المراسلات التجارية لا ترحب بمظاهر المشاعر هذه ، لأن المتلقي قد لا يعرف معناها الحقيقية ويأخذها للحصول على مجموعة غير مفهومة من أخطاء علامات الترقيم.

أيضًا ، يجب أن ترفض كتابة النص بحروف كبيرة. على الإنترنت ، تسمى مجموعة من الكلمات المكتوبة بحروف كبيرة "عبارات مبهجة" وغالبًا ما تحمل هذه العبارات لونًا سلبيًا. عند قراءة خطاب عمل إلكتروني ، قد ينظر المستلم إلى هذا الخط سلبًا ، مما يؤثر سلبًا على تصور المعنى. إذا كنت بحاجة إلى التأكيد على أهمية لحظة في خطاب العمل ، فمن الأفضل استخدام عبارات تمهيدية ، على سبيل المثال ، "يرجى العلم بأنك بحاجة إلى تقديم حزمة من الوثائق لتمديد العقد في موعد لا يتجاوز 02/10/2017" أو "يرجى ملاحظة أن الوثائق لتمديد العقد يجب تقديمه قبل 02/10/2017. "

لا تنقل المعلومات الحساسة عبر البريد الإلكتروني

من أجل نقل المعلومات الشخصية أو السرية ، من الأفضل رفض صناديق البريد الإلكترونية ، حيث يوجد تهديد باعتراض مجرمي الإنترنت للمعلومات لاستخدامها لتحقيق مكاسبهم الشخصية. قد تتضمن هذه المعلومات: أرقام الهواتف ، وكلمات المرور من البطاقات المصرفية ، والحسابات المصرفية الشخصية ، وما إلى ذلك. من المهم أن تتذكر أن المعلومات مخزنة على خادم وكيل البريد ويمكن سرقتها في حالة الاختراق.

يجب أن يكون توقيع المرسل في نهاية الرسالة.

كما ذكرنا سابقًا ، يجب أن تحتوي كل رسالة مرسلة على توقيع محدد. في كثير من الأحيان ، يقدم مطورو صناديق البريد وظيفة كتلة التوقيع ، حيث يمكنك إدخال بياناتك في الموضع والاسم ورقم هاتف الاتصال. بعد ذلك ، سيتم عرض هذه الكتلة تلقائيًا في نهاية كل حرف ، مما يبسط الكتابة. من المهم توقيع الرسالة بشكل صحيح حتى يمكن للمستلم الاتصال بالمرسل بشكل صحيح عند الرد على الرسالة. مثال للتوقيع قد يبدو كالتالي: "مع خالص التقدير ، رئيس المبيعات بيتروف نيكولاي أليكساندروفيتش ، +79810000000".

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

شاهد الفيديو: شرح كيفية إرسال و الرد علي البريد الإلكتروني بواسطة Yahoo Mail (كانون الثاني 2023).

Pin
Send
Share
Send
Send